¿Cómo organizar un evento? (ES)

Este documento pretende ser una guía para los organizadores de eventos (principiantes o experimentados). Es una lista de consejos, no debe interpretarse como una lista de reglas. Envíame cualquier sugerencia que consideres pueda ser útil.

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PRIMEROS PASOS

  • ¿Cuándo planificar el evento?
    • La hora de encuentro es decisión tuya, tener en cuenta lo siguiente:
      • Si programas un evento antes del viernes a las 18h es muy probable que se una menos gente (aunque quizá es lo que esperas).
      • Si la hora de encuentro es muy temprana en la mañana también puede suceder lo mismo.
    • También es tu decisión determinar cuándo se lleva a cabo el evento, pero:
      • Si es un evento de un día en Domingo y los traslados son en coche, la vuelta a Barcelona puede demorarse debido al incremento de tráfico. Esto ocurre con más frecuencia cuando el clima es bueno. Por lo tanto, es mejor planificar eventos de un día en Sábado.
      • Por otro lado si la salida es previa a un fin de semana largo, puente o fechas vacacionales, es posible que tardemos más tiempo en salir de Barcelona.
    • ¿Cuándo debo publicarlo?
      • Si publicas el evento con una semana de antelación o menos, es posible que se una menos gente. Se recomienda programar un evento entre 4 y 6 semanas antes.
      • Si no vas a cobrar ninguna cuota, es suficiente con programar un evento con 2 semanas de antelación. De este modo dedicará menos tiempo a la organización del mismo.
      • La gente cambia sus planes con facilidad, si programas un evento con más de 2 semanas de antelación puedes cobrar algo en concepto de reserva para aumentar el ratio de asistencia al evento (tener en cuenta que esta gestión implica más trabajo).
  • Seleccionando el Punto de encuentro:
    El punto de encuentro se tiene que escoger teniendo en cuenta el tipo de transporte a utilizar:
    • ¿Vamos a ir en coche?
      • Escoger un lugar donde se puedan aparcar los coches previstos con facilidad y seguridad (p.ej. Palau Reial).
      • Es aconsejable escoger un lugar que nos permita una salida rápida de la ciudad. Si los conductores pueden tomar una autopista o carretera en poco tiempo se minimizan los riesgos de confundirse y tomar una dirección equivocada.
    • ¿Caminando, bus, tren?
      • Escoge un lugar que pueda reconocerse con facilidad (una torre, fuente…)
      • Evita las taquillas (bus o tren) y otros lugares muy concurridos por gente que no tenga relación con el evento.
    • ¿Tengo que asignar cada persona a un coche concreto?
      • No, pero es una buena práctica. La gente se sentirá más segura conociéndolo por adelantado y hará menos preguntas.
      • Si lo haces la gente puede salir antes (o después) desde un punto más conveniente (para ellos) siempre que se pongan de acuerdo con el conductor. Importante: Si los conductores salen de diferentes lugares se corre el riesgo de que si el conductor falla, no pueda reubicarse a los pasajeros.
      • Unos días antes del evento se aconseja enviar un correo de confirmación a los asistentes especificando los pasajeros por coche, esto produce una sensación de compromiso y en ocasiones provoca alguna baja. En este caso tener la lista de espera en Modo Manual te ayudará. Mira más abajo como gestionar la lista de espera.
    • Otra opción es encontrarse en el punto donde empieza el evento. Por ejemplo, si está previsto hacer una ruta por Montserrat, quedar directamente allí en lugar de reunirse en Barcelona y de este modo:
      • Si la gente viaja en coche, los conductores han de coordinarse con las personas asignadas a su vehículo. En esta situación se ha de asegurar que los conductores lo comprenden y que se debe asignar cada persona a un coche.
      • Si la gente viaja con bus o tren cada uno se responsabiliza de comprar su correspondiente billete. Con este sistema se simplifica la organización.
  • ¿Cuánta gente puede unirse al evento?
    • ¿Cuál es el nº máximo de personas que deberían poder unirse al evento?
      • Los grupos que exceden de 15-16 personas tienden a crear grupos de grupos. Esto quiere decir que en esos casos la gente se divide en grupos ocasionando que se relacionen con un grupo reducido de personas sin interactuar con el resto. Si quieres conseguir una mejor interacción del grupo es preferible no superar las 20 plazas.
      • Si estás planificando una excursión difícil o con factores de riesgo en lugar de algo relajado, los grupos que excedan de 10-12 personas incrementan los riesgos inherentes del evento.
    • Si vas con tu coche, puedes abrir a 4-5 plazas iniciales, luego pedir en la descripción del evento que los conductores especifiquen si llevarán coche y número de plazas.
      • Cuando un conductor se una al evento, tras añadirlo a la lista de asistentes, puedes incrementar el nº de plazas.
      • Si no tienes coche, crea un evento con sólo una plaza (la tuya).
  • Las actividades al aire libre tienen riesgos que no debemos ignorar:
    Sugiere siempre a la gente que se una al evento la contratación de un seguro o similar para la actividad que se está organizando. Recuerda que las asociaciones, como el club excursionista MadTeam, ofrecen la posibilidad de obtener licencias federativas (FEEC).
  • Descripción del evento
    • Procura dar una descripción clara del evento. Si dicha descripción es suficientemente completa la gente hará menos preguntas y tendrás menos trabajo. Puedes utilizar este evento como plantilla.
    • En la sección de archivos puedes incluir ficheros con detalles adicionales e incluir un enlace a dicho fichero en la descripción del evento. Los detalles adicionales podrían ser tracks de GPS, mapas, rutas y todo aquello que pueda considerarse de utilidad. Puedes descargar este fichero para utilizarlo como plantilla.
  • Promociona tu evento:
    Una vez creado el evento, Meetup ofrece la oportunidad de enviar un correo a todos los miembros del grupo. Se recomienda hacer uso de esa función como rápida herramienta de difusión del evento que estás organizando. Habrá posibilidad de que se una más gente y será más divertido.
    • No es imprescindible hacer uso de esta función inmediatamente después de la publicación del evento, Meetup nos recordará que tenemos esa tarea pendiente permitiendo hacer uso de ella en cualquier momento.

UNA VEZ PUBLICADO EL EVENTO

  • Gestionando la lista de espera,
    en todos los eventos es obligatorio el uso de la lista de espera:
    • Esta es la mejor opción si los traslados son a pie, bus o tren y no se cobra nada en concepto de reserva. Este sistema gestiona la lista de espera de forma automática y por orden de inscripción sin necesidad de preocuparse.
    • En caso de trasladarse a pie, bus o tren y se cobra algo en concepto de reserva, esta sigue siendo la mejor opción. Sin embargo hay que estar pendiente a las nuevas inscripciones para informar de como han de proceder para confirmar la reserva.
    • Si vas en coche, el modo automático para la lista de espera no es la mejor opción. Si un conductor cambia su reserva (RSVP) otra persona se incorporaría de forma automática al evento complicando más la situación.
    • El modo automático es útil (menos trabajo para el organizador), si faltan muchos días para que tenga lugar el evento. También es el modo más justo dado que se incorporan al evento en orden de inscripción.
  • Cerrando un evento:
    Si decides cerrar un evento nadie podrá unirse al mismo y si se libera una plaza tampoco se enviarán correos informando de la situación:
    • Si quieres realizar cambios en la lista de asistentes de forma manual, es una buena práctica cerrar el evento antes de gestionar quien vendrá o no y reabrirlo posteriormente. De este modo los que estén en lista de espera no recibirán avisos de plazas libres que realmente no existen.
    • Es una buena práctica cerrar el evento (impidiendo nuevas reservas) entre 24 y 48 horas antes. Las personas no están constantemente conectadas y si alguien de la lista de espera ocupa una plaza libre de forma automática hay muchas posibilidades de que no lo vea a tiempo y que no asista al evento. En estos casos, el organizador no lo contará como ausente (No-Show).
    • Se sugiere cerrar el evento a nuevas reservas cuando la lista de espera es muy extensa (el total de personas interesadas duplica el número de plazas previstas).
    • Cuando quedan pocos días para el evento y no hay traslados en coche podemos configurar la lista de espera en modo manual y reabrir el evento para, en caso de liberarse alguna plaza, que las personas interesadas de la lista de espera tengan la posibilidad de unirse.
  • Gestionando los coches:
    • Intenta que sobre una plaza por coche. Si asignas 4 personas por coche en lugar de 5 y un conductor enferma o cancela su asistencia siempre queda la opción de reubicar los pasajeros de dicho coche en los asientos vacíos del resto. Habrá menos espacio y será menos confortable pero de ese modo reducimos los riesgos de tener que sacar gente de la lista.
    • Si ya tenemos todos los coches necesarios y alguien de la lista de espera ofrece el suyo podemos agregarlo al evento aunque no sea el primero de la lista. De este modo tendrás un coche de reserva al que podrás recurrir en caso de necesidad y solucionar el problema con facilidad. Evita las complicaciones.
  • Gestionando las tiendas de campaña:
    Son igualmente válidos para las tiendas los mismos consejos que se han dado para gestionar los coches.
  • Gestionando reservas:
    • No utilices tu dinero si tienes que reservar alojamiento o alguna empresa para el evento o podrías encontrarte sorpresas desagradables.
    • También puedes pedir una cantidad en concepto de reserva para minimizar el riesgo de ausencias al evento aunque no tengas que realizar reservas. El dinero debe retornarse o cuando corresponda utilizarlo para pagar los costes de la gasolina o similares. Con dicho dinero puedes pagar los costes de la gasolina Recuerda, sin embargo, que no está permitido obtener una ganancia. Este es un grupo sin ánimo de lucro.
    • Todos los pagos deben gestionarse manualmente. No está permitido utilizar Paypal o Amazon.
    • Es aconsejable registrar los pagos solicitados y recibidos en una hoja excel.
    • Otra buena práctica es solicitar cantidades diferentes a cada persona para detectar con mayor facilidad quién ha realizado el pago. Habitualmente modifico los céntimos de la cantidad prevista y devuelvo la diferencia en el evento (si la cantidad a pagar son 30€ solicito el pago de 30,01€ al primero, 30,02€ al segundo, etc).
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