És molt important respectar l’esperit del grup i totes les seves regles. Ha estat una feina dura crear un grup popular com aquest des del no res. Aquestes normes són aquí per evitar els errors del passat.
Hi ha diferents tipus de rols en Meetup (organitzadors). En aquest grup només es fan servir els de «Co-Organitzador» i «Organitzador Assistent». A les normes següents, s’utilitzaran els termes » Organitzador Assistent» i «Amfitrió d’activitats» indistintament.
- O.1. Normes generals
- O.1.1. Aquest és un grup sense ànim de lucre i l’estat de Organitzador Assistent es pot denegar i cancel•lar en qualsevol moment per l’Organitzador.
- O.1.2. A un Amfitrió d’activitats no se li permet guanyar diners amb els esdeveniments. Totes les tarifes cobrades als assistents a un esdeveniment s’utilitzaran per cobrir les despeses de l’esdeveniment.
- O.1.3. Si un Amfitrió d’activitats no respecta totes les Normes per a membres (incloent les d’aquesta llista), perdrà els seus privilegis com a Amfitrió d’activitats permanentment.
- O.1.4. A la foto de perfil d’un assistent organitzador, l’alçada de la seva cara ha de ser almenys el 25% de l’alçada total de la imatge. També ha de ser fàcil reconèixer la seva cara, evitant les màscares i altres coses que puguin dificultar el seu reconeixement.
- O.2. Com convertir-se en Amfitrió d’activitats i com mantenir sent-ho:
- O.2.1. Per convertir-se en Amfitrió d’activitats, has d’enviar un correu electrònic a l’organitzador (Anchel o Josep), responent a les següents preguntes:
- Quin tipus (o tipus) d’activitats vols organitzar?Has llegit les normes del grup i per Organitzador Assistents?
- O.2.2. Un Organitzador Assistent ha d’organitzar almenys dues activitats a l’any. Si no, l’Amfitrió d’activitats es convertirà en un membre habitual. Els esdeveniments amb dos o més Amfitrions d’activitats no es tindran en compte per al càlcul d’aquesta regla. El període d’un any comença des de que la persona es va convertir en organitzador.
- O.2.1. Per convertir-se en Amfitrió d’activitats, has d’enviar un correu electrònic a l’organitzador (Anchel o Josep), responent a les següents preguntes:
- O.3. Planificació d’esdeveniments.
- O.3.1. No es permet més d’un convidat per membre del grup en els esdeveniments de muntanya o escalada.
- O.3.2. Si un Amfitrió d’activitats permet convidats (1 per membre) en un esdeveniment:
- S’ha de afegir el següent text a l’esdeveniment: «En participar en aquesta activitat, accepteu tant tu com el teu convidat les Normes del Grup.«
- O.3.3. Per gestionar reserves en un esdeveniment, l’ús d’una llista d’espera és OBLIGATORI. Si el màxim de persones per unir-se a un esdeveniment s’ha assolit, la gent ha de ser capaç d’unir-se a una llista d’espera. Les expectatives de la gent per unir-se a un esdeveniment han de ser gestionats correctament.
- O.3.4. En un esdeveniment el transport es faci en cotxes privats:
- No està permès crear l’esdeveniment amb un màxim de persones que puguin unir-se a ell que excedeixi la capacitat màxima dels cotxes confirmats.
- Si l’Amfitrió d’activitats va amb el seu cotxe, ha d’obrir l’esdeveniment a un màxim de 4-5 persones al crear-lo.
- Si l’Amfitrió d’activitats va sense cotxe, ha d’obrir l’esdeveniment a un màxim d’1 persona (ell o ella) al crear-lo.
- Les persones que ofereixen automòbils a la llista d’espera es poden afegir a l’esdeveniment fent cas omís de l’ordre de la llista fins que hi hagi prou cotxes per la quantitat màxima de persones permeses per a l’esdeveniment.
- O.3.5. Si un esdeveniment es tanca i el màxim de persones es canvia o s’obren nous espais a un esdeveniment, l’organitzador pot triar afegir més persones a l’esdeveniment. Si aquest és el cas, s’ha de fer en el mateix ordre d’aparició de la llista d’espera, excepte si l’organitzador vol (i pot) aplicar la següent norma (O.3.6).
- O.3.6. l’Amfitrió d’activitats pot afegir fins a 2 persones (per a esdeveniments de fins a 20 persones) o 3 persones (per a esdeveniments de 21 o més persones) al mateix fent cas omís de l’ordre de la llista d’espera (una persona més que un conductor). Si hi ha més d’un organitzador en un esdeveniment, aquest avantatge no és vàlida.
- O.3.7. Les activitats a l’aire lliure impliquen alguns riscos que no s’han d’ignorar. Els punts següents són obligatoris a l’hora de publicar una activitat a l’aire lliure:
- a) Suggereix sempre a la descripció del teu esdeveniment tenir una assegurança o similar per a l’activitat que estàs publicant.
- b) Inclou sempre a la descripció informació rellevant com ara la distància a caminar/anar en bicicleta/etc, desnivell positiu acumulat, etc.
- c) En una activitat de muntanya, inclou la Dificultat de l’esdeveniment i una descripció de qualsevol habilitat i/o materials necessaris (si cal). Per establir la Dificultat, podeu seguir la guia que apareix a Guia Bàsica, si la necessiteu.
- d) És obligatori compartir el GPS Track o similar abans de l’esdeveniment. És una bona pràctica compartir-ho públicament a la descripció, però també es pot fer de manera privada.
- O.3.8. Si per la naturalesa de l’esdeveniment s’ha de reservar un allotjament, l’Amfitrió d’activitats és la persona que ha de coordinar la reserva:
- Ha de recaptar els diners de les persones que es van apuntar a l’esdeveniment.
- Ha de fer la reserva una vegada hagi recaptat els diners.
- O.3.9. Tots els l’Amfitrió d’activitats han d’enviar els anuncis que facin de places lliures als seus esdeveniments a tots els membres del grup que no hagin dit si hi van o no. No es tolerarà l’enviament d’aquests anuncis a una llista de «persones seleccionades» o «amics més propers». Per a quedar amb qui millor et cau no cal aquest grup, empra el telèfon o el email.
- O.3.10. S’han de gestionar les expectatives dels possibles participants a una activitat de forma correcta. Quan una persona aparegui a la llista d’assistents a una activitat, ha de significar que es compleixen els següents requisits:
- La persona té una plaça assegurada (i assignada) al mitjà de transport triat per l’activitat.
- Després de l’entrada de la persona en l’esdeveniment, l’Amfitrió d’activitats ha de revisar durant les 48 hores següents, si s’han contestat a les preguntes de l’esdeveniment de forma correcta. Si no s’ha fet, es retorna la sol·licitud de la persona a la llista d’espera sense guardar-li la plaça.
- La persona pot tenir pendent el pagament de la reserva de l’activitat (si aplica), però ha de rebre el correu indicat com realitzar el pagament durant les 48 hores següents a entrar a la llista d’assistents de l’activitat.
- La persona té plaça assegurada (i assignada) a l’allotjament triat per l’activitat (incloent tendes de campanya).
- Aquest punt no s’aplica si implica que l’Amfitrió d’activitats há de fer pagaments per reserves abans de disposar dels diners de reserva de cada participant.
- O.3.11. Els participants d’una activitat s’han de gestionar exclusivament mitjançant la pàgina d’aquest grup. No es permet gestionar una part dels participants amb aquest grup i una altra part mitjançant un altre grup o plataforma. L’objectiu d’aquesta norma es que hi hagi una única llista d’espera i que no hi hagi agravis comparatius en l’aplicació de normes que poden diferir entre un grup i l’altre (com els No Shows).
- O.3.12. No es permet que en la descripció d’un esdeveniment o mitjançant enllaços a formularis externs, es matisin o alterin les normes d’aquest grup per a cap activitat. S’aconsella incloure a la descripció d’una activitat un enllaç al document de Responsabilitat d’activitats.
- O.4. En l’esdeveniment
- O.4.1. L’Amfitrió d’activitats ha d’explicar a les persones que assisteixen a cada esdeveniment que es poden fer donacions per cobrir els costos de Meetup.com. Les donacions recollides han de ser lliurats al Organitzador d’aquest grup, que és qui paga les despeses de Meetup.com.
- O.4.2. Si un Amfitrió d’activitats no tracta els membres que assisteixen a l’esdeveniment amb respecte, es convertirà en un membre regular i no serà capaç d’esdevenir Organitzador Assistent més.
- O.5. Després de l’esdeveniment
- O.5.1. Un Organitzador Assistent ha d’administrar els No-Shows i altres informacions rellevants d’un esdeveniment correctament.